ارتقاء کیفیت فرایند تهیه سوالات امتحانی پایان دوره کارآموزی و کارورزی پزشکی اجتماعی  دانشکده پزشکی

 هدایت الله عسگری

کارشناس ارشد مدیریت خدمات بهداشتی درمانی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی اصفهان

مریم خیرمند

کارشناس پزشکی اجتماعی دانشکده پزشکی اصفهان

چکیده :

   نظر به اینکه در ماههای مکرر و متناوب سوالات امتحان  پایان دوره کارآموزی و کارورزی در گروه پزشکی اجتماعی دانشکده پزشکی اصفهان  بصورت تکراری  ارائه می گردید تا جایی که بسیاری  از دانشجویان از عین سوالات مطلع بودند و این مسئله نه تنها موجب  تضییع حق عده ای از دانشجویان بلکه موجب عدم کارآیی صحیح ارزشیابی آنان یر اساس این آزمون می شد .گروه پزشکی اجتماعی را بر آن داشت تا با بررسی فرآیند تهیه سوالات امتحانی پایان دوره کارآموزی و کارورزی  طرحی را برای ارتقاء اجرا نماید

   فرایند با تهیه سوالات توسط  مربیان در پایان کارگاه آموزشی شروع و به استفاده مجدد از سوالات  در آزمونهای بعدی  ختم  می شد. فرایند جاری موجب نارضایتی عده ای از دانشجویان شکایت مربیان و کاهش اعتبار امتحان می شد  و ارتقاء موجب شد تا رضایتمندی دانشجویان و مربیان فراهم و آزمون با صحت و دقت لازم و کافی انجام پذیرد که به نفع دانشجویان  و سیستم آموزشی دانشکده خواهد بود .       لذا این موضوع بر عهده مسوول امور  دانشجویی گروه واگذار شد .

 

استراتژی:

    استراتژیFOCUS-PDCA  به عنوان روشی برای ارتقاء فرآیند فوق انتخاب و اجرا گردید .در این ارتقا  در صد استفاده از سوالات جدید در هر دوره  سنجیده می شد و واحد سنجش  در این فرآیند نسبت درصد تعداد سوالات جدید  به کل سوالات بود . داده ها طی 25دوره کارآموزی و کارورزی با استفاده از جدول جمع آوری داده ها بر اساس تاریخ امتحان و تعداد سوالات جدید و کل سوالات  در هر دوره جمع آوری و توسط نمودار جریان داده ها RUN CHART  گزارش شد

 

نتیجه گیری :    

   برای تحلیل نتایج   داده ها از فرم جمع آوری استخراج  و نمودارجریان داده ها ترسیم شد. در مقایسه  قبل و بعد از ارتقاء فرآیند نسبت درصد استفاده از سؤالات جدید در امتحانات پایان دوره کارآموزی و کارورزی در گروه پزشکی اجتماعی دانشکده پزشکی اصفهان میانه از20 %  به 80% افزایش نشان می دهد. این فرایند در طی 18 ماه تثبیت شده است وبا اجرای مداوم آن نسبت درصد کنونی به مقدار میانه بسیار نزدیک است .

 

مقدمه :

   نظر به اینکه در ماههای مکررومتناوب سوالات پایان دوره کارآموزی وکارورزی درگروه پزشکی اجتماعی  بصورت تکراری  ارائه می گردید تاجایی که بسیاری  از دانشجویان از ماهیت ونوع سوال غالبا؛ مطلع بودند و این مسئله نه تنها موجب  تضییع حق عده ای از دانشجویان بلکه موجب عدم کارآیی صحیح ارزشیابی دانشجویان یر اساس این آزمون می شد .گروه پزشکی اجتماعی رابر آن داشت تابا بررسی فرایند تهیه سوالات امتحانی پایان دوره کارآموزی وکارورزی  طرحی را برای ارتقاءاجرا نماید

که این موضوع برعهده مسوول امور دانشجوئی گروه گذاشته شد.

براین اساس استراتژیFOCUS-PDCA  به عنوان روشی برای ارتقاء فرایندفوق انتخاب گردید(1)و  (2) که مراحل آن به شرح زیر است :

 

بیا ن فرصت  (Find) :

    برای ارتقائ فرایند  تهیه سوالات امتحانی پایان دوره کارآموزی وکارورزی  فرصتی فراهم است 0 فرایند با تهیه سوالات توسط  مربیان درپایان کارگاه شروع و به استفاده مجدد ازسوالات  در آزمونهای بعدی  ختم  می شود.

   فرایند جاری موجب نارضایتی عده ای از دانشجویان شکایت مربیان وکاهش اعتبار امتحان می گردد که ارتقاء موجب خواهد شد تا رضایتمندی دانشجویان ومربیان فراهم و آزمون با صحت و دقت لازم وکافی انجام پذیرد که به نفع دانشجویان  وسیستم آموزشی دانشکده خواهد بود .

 

 

 

ارتقاءفرآیند به دلایل زیر حائز اهمیت است:

1-افزایش رضایتمندی دانشجویان با توجه به طرح تکریم ارباب رجوع

2-سنجش میزان فراگیری دانشجویان

3-ارنقاء علمی دانشجویان واعتبار آزمونها دریک  سیستم آموزشی                                                                                      4-ارتقاء  علمی مربیان  گروه پزشکی اجتماعی 

 

  سازماندهی تیم ارتقاء (Organize) : 

   صاحبان  فرایند  تهیه سوالات امتحانی پایان دوره کارآموزی وکارورزی پزشکی اجتماعی دانشکده پزشکی درتیمی به شرح زیر سازماندهی شدند:

-مدیر گروه پزشکی اجتماعی -  دکتر احمدزمانی

-مسوول امور دانشجوئی گروه – مریم خیرمند

- مربیان گروه:آقایان ایرانپورمحمدی طاهری رضوانی وخانمهاخیرمند حسینی کشوری

-منشی دفتر گروه: بیگم حسینی

  

شفاف کردن جریان فرآیند (Clarify): 

   برای این کار ابتدا نمودار جریان کار(fig2) و بعد  نمودار جریان داده ها ترسیم می شود:

 

چه چیزی سنجیده می شود؟(1)و  (2)

    در صد استفاده ازسوالات جدید در هر دوره سنجیده می شود وواحد سنجش  در این فرآیند نسبت تعداد سوالات جدید  به کل سوالات  می باشد 0

تعر یف  :

                                                                     تعداد سوالات جدید

نسبت در صد استفاده ازسوالات جدید =  ـــــــــــــــــــــــــــ × 100  

                                                                       تعداد کل سوالات   

 

چه چیزی جمع آوری می شود؟

تعداد سوالات تغییر یافته وکل سوالات درهردوره 

چه مقدار داده جمع آوری خواهد شد؟

25دوره کارآموزی وکارورزی

چگونه داده ها جمع آوری خواهد شد؟

بااستفاده ازجدول جمع آوری داده ها(1)و  (2) بر اساس تاریخ امتحان وتعداد سوالات جدید وکل سوالات  در هر دوره

توسط چه کسی داده ها جمع آوری می شود؟

مسوول اموردانشجوئی گروه خانم خیرمند

فرم جمع آوری داده ها :  

فرمی به شرح زیر طراحی وبکار گرفته شد. (1)و  (2)

 

داده ها چگونه گزارش خواهد شد؟

توسط نمودارجریان داده ها RUN CHART

 

چه کسی گزارش راتهیه خواهدکرد؟

مسوول امور دانشجوئی خانم خیرمند

 

اولین گزارش کی آماده خواهد شد؟

اسفند ماه 1383

 

جمع آوری داده ها کی شروع خواهد شد؟

ازمهر ماه 1382

آیا آموزش لازم است؟

خیر- آموزش خاصی مورد نیاز نیست

 

 

تحلیل داده  ها :

    برای تحلیل داده  ها باید نمودارجریان داده ها(1)و  (2) و (3) را ترسیم کنیم .داده ها از فرم جمع آوری به شرح زیر استخراج شدند

درک مغا یرت هاUnderstand  :

   برای این کار به روش بارش افکار(4)  علل زیر در تیم ارتقاء مشخص شد:

1 – عدم پیگیری ونظارت مسوولین دروس

2 -  عدم تطبیق سوالات با طرح درس توسط مسوولین دروس

3 – کافی نبودن همکاری مربیان ومدرسین

4 – تراکم کار مربیان ومدرسین

5 – تاکافی بودن پس خوراند دانشجویان

6 – ناکافی بودن پیگیری مسئول امور دانشجویی

7 – مشابه بودن آموزشها در کارگاه وفیلد

8 – موجود نبودن منبع مشخص برای طرح سوالات

9 – پایین بودن انگیزه کارکنان

10- مشارکت نداشتن مربیان ومدرسان در طرح سوالات

11 – عدم پشتیبانی  وزیراکس نمودن سوالات

12 – نداشتن دستورالعملها ومنابع جدید

13- نداشتن بانک سوالات

قسمتی ازفرایند که   نیاز به ارتقاءدارد(Select)

     با توجه به  علل مؤثر در تکراری بودن سوالات  امتحانی پایان دوره کارآموزی وکارورزی  وبا استفاده از روش بارش افکار می توان موارد زیر را ارتقاء داد:

1.افزایش  مشارکت مسوولین دروس کارآموزی وکارورزی  در نظارت و پیگیری تهیه سوالات

2.به روز نمودن سوالات با استفاده از دستورالعملها ومنابع جدید درسی

3. تهیه منابع جدید برایی طرح سوالات

4.مشارکت همه مربیان و مدرسان در تهیه سوالات

5.تهیه بانک سوالات

6.ایجاد انگیزه برای همکاری بیشتر مربیان ومدرسان

7.ایجاد انگیزه برای مسوول امور دانشجوئی

8.تقسیم کار مجدد با توجه به وظایف کارکنان در گروه

9.ایجاد مکانیزم بازخورد از امتحان

10.به روز نگه داشتن آموزشهای کارگاه 

11. ایجاد مکانیزم دریافت دستوررالعملها ومنابع جدید

محدودترکردن فهرست ارتقاءهای ممکن

   با استفاده ازروش گروه اسمی    Nominal  Group  Technique  تعداد فرایند ها محدود وبه شرح زیر تعیین شد .(5)

-افزایش  مشارکت مدرسین ومربیان  تهیه سوالات

-به روز نمودن سوالات با استفاده از دستورالعملها ومنابع جدید درسی

-تهیه بانک سوالات 

-ایجاد انگیزه برای همکاری بیشتر مربیان ومدرسان

-ایجاد مکانیزم بازخورد از دانشجو ومربیان  

-ایجاد مکانیزم دریافت دستوررالعملها ومنابع جدید

جدول مقایسه ای برای اولویت بندی وانتخاب :

    برای اولویت بندی  معیارهایی با نظر تیم ارتقاء انتخاب وجدول زیر تهیه وامتیازات مربوطه داده شد.(3)

 

برنامه ریزی برای ارتقاء‍Plan  :

    با توجه به اولویت های موجود 4 اولویت اول  انتخاب و برنامه ریزی اجرایی به شرح زیر برای آن تدوین شد .(7)

 

*مسوول اموردانشجویی :خانم خیرمند

مربیان ومدرسین شامل آقایان دکتر زمانی –دکتر اسحاقی –دکتر محمودیان –دکتر سهرابی –مهدی زاده –کشانی –طاهری –ایرانپور –رضوانی –محمدی وخانمها دکتر فرج زادگان –کشوری – حسینی –خیرمند

**مسوولین دروس آقای دکتر زمانی وخا نم دکتر فرج زادگان

***منشی گروه –خانم بیگم حسینی

 

اجراء   Do :

   در این مرحله برنامه تهیه شده در مدت 17 ماه برای 25 گروه از کارآموزان وکارورزان اجراءگردید ودر صد تغییر سوالات بدست آمده به شرح زیر می باشد:

اقدام  Act  :

     در مقایسه  قبل و بعد از ارتقاء فرآیند نسبت درصد استفاده از سؤالات جدید در امتحانات پایان دوره کارآموزی و کارورزی در گروه پزشکی اجتماعی دانشکده پزشکی اصفهان میانه   از49 %  به  80% افزایش نشان می دهد. این فرایند درطی 18 ماه تثبیت شده است وبا اجرای مداوم آن نسبت درصد کنونی به مقدار میانه بسیار نزدیک است .نمودار جریان فرایند پس از ارتقاء به شرح زیر است: (fig2

ِِA

بحث و نتیجه گیری:

   برای تحلیل داده ها باید نمودار جریان داده ها رسم شود(2) علل موثر در فرایند به دو دسته علل عام و خاص تقسیم می شوند(1):

علل عام: عللی هستند که در ساختار یا ذات فرآیند وجود دارند و همواره بر عملکرد آن تاثیر می گذارند. تغییرات ناشی از تاثیر هر یک از علل عام اولا" کم بوده و ثانیا" تصادفی می باشند .و این تغییرات قابل پیش بینی هستند بنابراین پایدار و قابل کنترل می باشند.

علل خاص : عللی هستند که به دلیل تغییرات ناگهانی در شرایط بوجود می آیند و قابل پیش بینی نیستند بنابراین ناپایدار و بی ثبات و خارج از کنترل  نامیده می شوند.

تشخیص علل خاص ا نسبتا"" آسان است و صاحبان فرآیند می توانند آنها را تشخیص داده و برای برطرف کردن آن برنامه ریزی کنند.(2)

   در این فرآیند بیشترین علل خاص مربوط به مشارکت مدرسان و مربیان به روز نمودن سوالات تهیه بانک سوالات مکانیزم باز خورد دانشجو انگیزه کارکنان مکانیزم دریافت دستوالعمل های جدید بود که با حمایت مدیر گروه و همکاری مدرسان و مربیان با برنامه ریزی تشکیل جلسه با مدرسان و مربیان تهیه بانک سوال تطبیق سوالات با طرح درس ها و... تحت کنترل در آمد و پس از اثبات  موثر بودن   بصورت تثبیت شده در آمد و با ارتقا مستمر این فرآیند درصد تغییر سوالات پایان دوره دانشجویان به میانه نزدیک شده و اینکار نیاز به تداوم بیشتر دارد.

   اگر تعهد مدیران ارشد حاصل شود از شروع غلط پرهیز شده و به تضمین دراز مدت مدیریت جامع کیفیت کمک می کند و اگر مدیران شخصا" درگیر مدیریت جامع کیفیت نشوند دیر یا زود فرآیند ارتقا’ دچار رکود شده و کارکنان سر خوردگی پیدا خواهند کرد .اولین چیزی که مدیران ارشد باید بدانند این است که مدیریت جامع کیفیت یک مداخله بلند مدت است بدین معنی که منافع خود را در دراز مدت  نشان می دهد و فرآیندی است که تلاش انرژی و بردباری فراوان  نیاز دارد.  و در پایان باید گفت :  اگرچه مدیران ارشد رهبری و هدایت فعالیت های مدیریت جامع کیفیت و حمایت از آنها را باید بر عهده بگیرند ولی کیفیت جامع یک فرآیند متکی به کارکنان می باشد و برای تحقق فلسفه ارتقائ  مستمرکیفیت و سـاختن بستر فـرهنگی سـازگار با این فـلسفه مشارکت درگیری و همـکاری کـارکنان ضروری است. (1)و(2)و(3)(8)و(9)

منابع  References

1-لامعی.ابوالفتح-مبانی مدیریت کیفیت- انتشارات کمیته کشوری ارتقائ کیقیت وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی-چاپ دوم 1378 –صفحه 132-95

2- لامعی .ابوالفتح "خودآموز مقدماتی کارگاه  ارتقائ کیفیت" انتشارات کمیته کشوری ارتقا’ کیقیت وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی- چاپ دوم 1378 – صفحه 65-1

3.Cara Payne( 2004) Total Quality Management (TQM) Tools ( September 2004 from

http://www. Total Quality Management (TQM) To

4. Ak؛it T. B. M‎z‎kac‎ E. & M‎z‎kac‎ F. Total Quality Management in Higher Education:

Can TS-EN- ISO 9000 Quality System Implementations be an appropriate tool?

Eًitim Yِnetimi 2000 no 21 9-19.

5. Fatma M‎z‎kac‎(Ph.D) A Theory-Based Program Evaluation Model for Total Quality Management  in Higher Education Baskent University Ankara Turkey2004

6.Gunther J. Hawkins F. (1999). Making TQM work: Quality tools for human service organizations. New York: Springer Publishing Company.

7.Center for Quality of Management Journal 8 (3). Retrieved September 16 2004 from

http://cqmextra.cqm.org/cqmjournal.nsf/reprints/rp10700

8.Pollock R. (October 23 2003). Online Resources About: Quality Management & Performance Excellence. Retrieved September 16 2004 from

http://www.gslis.utexas.edu/~rpollock/tqm.html Bibliographic resource site for TQM tools

9. ReVelle J. (2003). TQM tools & tool kits. Retrieved September 16 2004 from

http://www.qualityamerica.com/knowledgecente/articles/revelletqmtools.htm

Figure References

Fig. 1 National Highway Traffic Safety Administration. (2004). Retrieved September 16 2004

Fig. 2 National Highway Traffic Safety Administration. (2004). Retrieved September 16 2004

Fig. 3 SkyMark (2004). Retrieved September 16 2004 from

http://www.skymark.com/resources/tools/run_charts.asp

Fig. 4 International Software Consulting Network. (2004). Retrieved September 16 2004 from :http://www.iscn.at/select_newspaper/measurement/telenor_fig4.gif