hc8meifmdc|2011A6132836|Ranjbaran|tblEssay|Text_Essay|0xfcfffa2c0b000000d50e000001000800
تحول اداری ومدیریت تحول
امروزه در عصر ارتباطات و انفجار اطلاعات، ادارات و سازمانهای کارآمد، نیاز به بهبود، توسعه و گسترش عملیات اجرایی دارند و تغییر و تحولات سریع محیطی، تحول و بهبود را در موقعیت های مختلف اجتناب ناپذیرکرده است.
درعصر حاضر سازمانهای پویا برای انجام وظایف خود با مسائل بسیاری مواجهند و به تناسب نوع کار، روشهای اجرایی خاصی را درجهت دستیابی به اهداف خود طراحی و اجرا می کنند که باتوجه به تحولات مختلف درزمینه های اجتماعی ـ اقتصادی ـ فرهنگی و... یکی از شرایط اساسی درتحقق اهداف و موفقیت درکار به روز نگه داشتن روشهای انجام کار و بهینه کردن آنهاست.
درحقیقت سازمانها به عنوان سیستمهای باز بطور دائم درتعامل با محیط قراردارند و این تعامل با محیط به حدی مهم و حیاتی است که دلیل وجودی سازمانها را محیط پیرامونشان تعیین کرده و به آنها فلسفه وجودی می دهد. ازسوی دیگر، محیط فراروی سازمانها، محیطی متغیر و درحال تحول شدید است.
به طوری که بازنگری درتمامی ابعاد سازمانی ازقبیل: ساختار، اهداف وظایف مجموعه قوانین و مقررات، شیوه های مدیریتی و سیستمها و روشهای انجام کار و... را اجتناب ناپذیر می کند وفراتر از آن، ضرورت و اهمیت این بازنگری به حدی مهم است که سازمانها ناگزیرند این مقوله را دائمی تلقی کرده و با شناخت و تجزیه و تحلیل مقتضیات تغییرات جدید، پارامترهای درونی خود را با آن تطبیق داده و از فرصتهای به وجودآمده نهایت استفاده را ببرند و آثار منفی تهدیدات محیطی را به کمترین حد خود برسانند. تنها دراین صورت است که ویژگی مهم و حیاتی «پویایی» را می توان به یک سازمان نسبت داد. سازمانهایی که از این ویژگی بی بهره بوده و یا ازکمترین حد آن برخوردارند به یک سیستم منفعل تبدیل و طی یک دوره زمانی به تدریج فرسوده و نهایتاً کارآیی و فلسفه وجودی خود را بطورکامل ازدست خواهندداد.
یکی ازمهمترین جنبه های پویایی یک سازمان، بررسی و تجزیه و تحلیل مداوم سیستمها و روشهای انجام کار است تا ضمن شناسایی و رفع مشکلات و نارساییهای موجود از اندیشه های نو و راهکارهای جدید بهره ببرد. به منظور دستیابی به اهدافی ازقبیل کاهش هزینه های سازمان ـ پویایی سازمان و... بازنگری در روشهای کاری موجود ضروری است. به عبارت دیگر، بررسی و تلاش هدفمند و برنامه دار درجهت بهبود و اصلاح روشهای کاری از اهم امور محسوب می شود.
معاون رئیس جمهوری و رئیس سازمان مدیریت و برنامه ریزی معتقداست که فراهم آوردن شرایط مناسب برای اصلاح ساختار و نیز اجماع مردم وصاحبنظران و دستیابی به عزم ملی، ضرورتی جدی درموضوع تحول اداری است.
به نظر نگارنده اولین ویژگی تحول، واقع نگری مدیران است و ابزارهای تحول نیز «آموزش ـ مشاوره و تحقیق» هستند.
اگر مدیریت را برخورداربودن از «توان ـ دانش ـ بینش و روش» بدانیم می توان مدیریت تحول را «تشخیص ناکارآمدی شرایط حال و بازنگری در شرایط آینده» تعریف کرد. با این تعریف از مدیریت تحول، مدیرانی که تمایل به تحول اداری در سازمان و یا اداره تحت سرپرستی خوددارند باید با برنامه ریزی و اجرای دقیق ـ داشتن روحیه تحقیق و نوآوری، داشتن رویکرد به آینده ، رقابت، صداقت، مشورت و نظرخواهی (الگوشناسی) شناسایی واکنش های احتمالی، بردباری و انعطاف پذیری، آموزش و انگیزش دراین عرصه گام بردارند.
اولویتهای راهبرد تحول اداری
ـ منطقی کردن حجم سازمان.
ـ آموزش و بهسازی نیروی انسانی
ـ تکریم مردم و رضایتمندی ارباب رجوع.
ـ بهینه سازی سیستمها و روشهای انجام کار.
ـ ارزیابی عملکرد مدیریت و بهبود آن.
ـ توسعه اتوماسیون اداری و فن آوری اطلاعات.
ـ ارتقای سطح سلامت نظام اداری.
درصورتی که دریک سازمان و اداره روش و نوع مدیریت برپایه موارد ذیل باشد ضرورت تحول درآن سازمان احساس می شود:
ـ عدم توجه کافی به وظایف اصلی سازمان.
ـ توجه به برنامه های عملیاتی کوتاه مدت به جای برنامه های راهبردی بلندمدت.
ـ توجه به ابعادکمی منابع انسانی به جای ابعاد کیفی آنها.
ـ عدم احساس مسؤولیت در قبال پاسخگویی در برابر مردم.
ـ کاهش منابع مالی.
ـ مرتبط نبودن فعالیتهای تحقیقاتی سازمان با نیازها و اهداف سازمانی.
ـ عدم انگیزه کارشناسان و متخصصین در همکاری مستمر و رسمی با سازمان.
ـ ناکارآمدی مدیریت فعلی.
وظایف کارشناسان بهبود روشها و سیستمها
ـ طراحی وتدوین برنامه های لازم جهت بررسی و برآورد وضعیت موجود و بهسازی روشهای مورد عمل متناسب با وظایف و مأموریتها.
ـ ایجاد زمینه اجرایی مطلوب برای بررسی و اصلاح روشها.
ـ جمع آوری و تدوین روشهای «اختصای ـ مشترک و عمومی انجام کار» وارائه پیشنهادات
اصلاحی
«با انجام وظایف فوق می توان به اهداف ذیل در زمینه تحول اداری دست یافت.
ـ تقسیم صحیح و منطقی کار درمیان کارکنان.
ـ استقرار مناسب ترین روشها و شیوه های انجام کار.
ـ افزایش کارایی سازمان و کاهش هزینه های عملیاتی و نیروی انسانی.
ـ کوتاه ساختن زمان انجام کار و صرفه جویی در وقت مدیران.
ـ تهیه اطلاعات صحیح و به موقع برای مدیران به منظور اتخاذ تصمیم مناسب.
در زندگی انسانهای موفق 4 عامل وجود دارد که عبارتند از: تلقین ـ تمرین ـ تدبیر و تغییر و مدیریت آینده مبتنی بر رفتارهای ابزاری .
«سرعت ـ سهولت ـ صحت و دقت ( رفتاری) و کیفیت قیمت و خدمت ( ابزاری)»
مدیریت تحول نیازمند مدیران مشکل شناس ـ مشکل گشا و جامع نگر (سیستمی و استراتژیک) است که در صورت حمایت جدی مدیران ارشد از مدیران اجرایی و عملیاتی و موارد یاد شده می توان به تحول اداری و رشد مدیریت تحول در سازمانها امیدوار شد.
مدرس رشته مدیریت
نویسنده: انوشیروان قریشی