کاشی سنتی رنجبران

سازمان‌دهی دانش برای استفاده مسئولیتی برای فرد و سازمان در قرن بیست و یکم

از اینکه جهان، در میانه عصر اطلاعات قرار گرفته است آگاهی بسیاری داریم و می‌دانیم که هر کس در دریایی از اطلاعات غرق است که توان بهره‌گیری از آنها را ندارد. ولی ما اطلاع نداریم که وارد دوره تازه‌ای شده‌ایم که عصر دانش است، و این عصر گرچه جدید است، ولی حجم دانش در آن آنقدر زیاد است که استفاده تام و تمام از آنها از قدرت ما خارج است. وقتی که علمی ارائه می‌شود که ما توان درک آن را نداریم آن علم برای ما جز یک سر و صدا چیزی دیگر نمی‌تواند به حساب آید. درست مانند پارازیتی که می‌شنویم ولی از مفهوم و معنی آن بی‌خبریم، و کاربرد آن را هم نمی‌دانیم. اکنون وظیفه ما بعنوان انسان‌های فعال عصر دانش این است که به این سر و صداها تسلط پیدا کنیم و آنها را طوری سازمان و شکل بدهیم که برای عموم قابل درک و استفاده شوند.

خوشبختانه، تکنولوژی امروز ما را در انجام این مهم یاری بسیار می‌دهد. این تکنولوژی‌ها که معروف به سیستم‌های پیچیده و مبتنی بر دانش هستند، در حال حاضر در کاربرد کامپیوتری در زمینه‌های مختلف و در سراسر جهان مورد استفاده هستند و راه‌حل‌های مؤثری برای کلیه مسائل ارائه می‌دهند. خودروهای بسیار عظیم و سنگین را در بزرگ‌راه‌ها هدایت می‌کنند؛ برای قربانیان حریق تختخواب مخصوص طراحی می‌کنند. پیشنهادات را بررسی و ارزیابی می‌کند؛ به تیم‌های فروشنده کالا آموزش می‌دهند، طرح درس استادان دانشگاه‌ها را شکل می‌دهند، و جنایتکاران را بازجویی می‌کنند.

در جهانی که اطلاعات بی‌فایده و خالی، آزادانه جاری است، این تکنولوژی با قراردادن دانش در یک میدان قابل استفاده، زمینه مساعدی بوجود می‌آورد. این تکنولوژی با تخصص، ارزش‌یابی، روش‌ها، مراحل، و مقرراتی را که در یک سیستم تلفیق شده‌اند، خوب کار می‌کند و استفاده از آن آسان است و امکان می‌دهد که مسائل و مشکلات در فواصل زمانی معینی که معمولاً ضروری است، حل شوند.

این صلاحیت و قابلیت، مفاهیم نیرومندی را عرضه می‌کنند. از این طریق است که ماشین‌های محاسبه، ما را از زحمت کار حساب خلاص می‌کند. این مسائل و ابزارها ما را از کارهای فکری روزمره رها می‌کنند. تکنولوژی تخصص را از خود و یا سازمان کسب می‌کنند و امکان استفاده همگان را از آن تخصص فراهم می‌آورد. به جای اینکه برای پیدا کردن راهی برای حل یک مسئله، کتابها را زیر و رو کنیم، فرمول‌ها و روش‌های مختلف و مراحل چندگانه را انجام دهیم، فقط با در اختیار داشتن سیستم مناسب برای کامپیوتر شخصی خود، و پیروی کردن از مقررات آن، مسائل را بسادگی حل می‌کنیم، نتایج حاصل ممکن است خیلی عمیق‌تر از آن باشد که ظاهراً می‌بینیم: راحت شدن از کارهای وقت‌گیر روزانه فرصتی بدست می‌دهد تا در مورد مسائل مهم‌تر و دشوارتر تمرکز فکری داشته باشیم؛ و واقعاً به سطحی بالاتر از امور جاری روزانه بیندیشیم.

مع‌الوصف باید دید که چرا استفاده از این تکنولوژی وسیع‌تر نیست؟ در شرکت خود ما در حدود چهل راه‌حل برای مسائل صنایع مختلف طراحی شده است. نتیجه‌ای که ما از این کار گرفته‌ایم این است که تهیه این راه‌حل‌ها کند و سنگین بوده است، زیرا ملزومات و مقدمات کار بموقع آماده نشده و در جای خود قرار نگرفته بودند. (بویژه اینکه دانش مربوط به این راه‌حل‌ها بطور مؤثر سازمان‌دهی نشده بود). مسلم است که اگر سازمانی نتواند تخصص مربوطه خود را جمع‌بندی و یکپارچه نماید و بر آن هماهنگی‌ها و سازش‌های لازم را بوجود آورد، چگونه می‌تواند آن‌ را اتومات و خودکار نماید؟ چنین بود که تأخیرهای غیر لازم اجتناب‌ناپذیر شدند و اکثر وقت‌ ما صرف سازمان‌دهی دانش شد تا کدگذاری تخصص. بهر حال بسیاری از مشتریان اظهار داشتند که روش ما در سازمان‌ دادن دانش و آگاهی آنها فی نفسه مفید بوده است.

ما از این تجربه ایده‌گران بهائی بدست آورده‌ایم: برای این که بتوانیم در دانش دیگران بطور مؤثر سهیم و شریک باشیم (دانش حرفه‌ای‌ها: پزشکان، معلمین، وکلا، مهندسین، روزنامه‌نگاران و نمایندگان دولتی و غیره) باید دانش خودمان را برای استفاده سازمان‌دهی کنیم.

سازمان دادن دانش به منظور استفاده از آن، بدین معنی است که برنامه‌های کار و روش‌های پردازش اطلاعات را برای کلیه امور استراتژیک که مبتنی بر دانش هستند، نه تنها در داخل سازمان متبوعه، بلکه در سراسر صنعت مربوطه، مورد بررسی و ارزیابی قرار دهیم و وسیله مناسب ارتباط در بین مراحل کار را بوجود آوریم. مهم‌تر از همه اینکه دانش و تخصص جمع‌آوری شده را به نحوی یکپارچه و بسته‌بندی نمائیم که دیگران هم بتوانند بسادگی از آن اقتباس نموده و آن را بکار ببرند. فرض کنید اگر مسئله رزرو بلیط مسافرت از یک شرکت بین‌المللی بزرگ هواپیمایی در بین باشد، آیا می‌توان با نامه‌نگاری و ارتباط اداری در زمانی مناسب به این هدف دست یافت؟

اگر رزرو بلیط در چنین وضعی باشد کار افراد و سازمان‌هائی که هر روز باید دست به مسافرت بزنند بسیار مشکل خواهد شد. خوشبختانه صنعت هواپیمائی این کارها را به خوبی سازمان‌دهی نموده و تنظیم کرده است، به نحوی که هر کسی می‌تواند در هر زمان که بخواهد بلیط پرواز را رزرو نماید و نیازی به نامه‌نگاری و اتلاف وقت نیست. برای نشر دانش هم باید چنین سازمان‌دهی وجود داشته باشد.

آیا بهتر نیست که هر وقت کسی را برای بازاریابی شرکتی استخدام می‌کنند، در همان روز اول و در اسرع وقت اطلاعات شرکت را تماماً در اختیار وی بگذارند؟ (مانند لیست مشتریان، استراتژی بازاریابی، خط تولید، خدمات و غیره). حتی بهتر از همه این است که همان کار مفید جدید بازاریاب را با محصولات و خدمات شرکت طوری مجهز نمایند که قادر به ارزیابی محصولات و تطبیق آنها با نیازمندی مشتریان گردد. هم‌چنین آیا بهتر نیست که یک معلم جایگزین قادر باشد که یک کلاس را با همان راحتی و روانی معلم اصلی اداره و تدریس نماید؟ البته این توانائی فقط بخاطر این باشد که معلم رزرو به موضوع درس، اهداف آموزشی، وضع کلاس، طرح درس، گزارش پیشرفت آموزش و غیره کاملاً آگاهی و تسلط دارد، و آیا بهتر نبود که پزشکان و وکلای دعاوی از آخرین روش‌های پزشکی و آخرین سیستم قضائی و مراحل تصمیم‌گیری آگاهی‌هایی می‌داشتند؟

یافته‌های مهندسین دانش که با محیط علمی چنین تکنولوژی را قابل دسترس کرده است، به ما کمک می‌کند تا به این سطح از علم برسیم، تکنولوژی‌ها و متدولوژی‌های جدید در مسائل مدرن امروز ما را قادر می‌سازند که دانش خود را برای استفاده سازمان‌دهی کنیم. دانش سازمان یافته، مردم و نهادها را برای کارهای خوب و سرمایه‌گذاری به موقع و مؤثر در موقعیت‌های بهتری قرار می‌دهد. وقتی که عمل خوب به کانال تکنولوژی می‌افتد، برای تمام کسانی که به آن نیاز دارند، قابل استفاده خواهد شد. مولد بودن و آموزش دادن، نیازهای یکسانی دارند. تکنولوژی مردم را در راس آنچه که آنان لازم است بدانند نگه می‌دارد، و آنان را برای استفاده از آن آماده می‌کند، از طریق ترغیب به پیشرفت تدریجی است که یک محیط کار با مدیریتی که کیفیت تمامی کارها را در یکدیگر ادغام کرده است بوجود می‌آید.

سازمان‌دهی دانش به منظور استفاده از آن، یک دگرگونی مهم در کیفیت نتایج ببار می‌آورد، که از هر کسی انتظار می‌رود. این وضع باید در چنان سطحی صورت گیرد که تمامی توجه و منابع را بر آن متمرکز سازیم تا مطمئن شویم که این وضع بصورت کاری مشترک برای قرن بیست و یکم در خواهد آمد. انضباط و نظم در کار سازمان‌دهی دانش یک اساس است. باید آن را به کودکان آموخت. و در تمامی دوران بزرگسالی هم بصورت یک روش جاری ادامه داد. باید هر کسی دانش خود را برای استفاده سازما‌ن‌دهی کند. سازمان دادن دانش به منظور استفاده بردن دیگران از آن، باید برای هر کسی یک عهد اتوماتیک باشد.

به عنوان آینده‌اندیش،‌ و فعال در حوزه‌های دانش، مسئولیتی خطیر بر دوش خود داریم. ما به قرن بیست و یکم نزدیک می‌شویم و این وظیفه روز بروز سنگین‌تر می‌شود. باید «صنعت پردازش معلومات» را بوجود آوریم، تا به سازمان‌دهی معلومات اختصاص داشته باشد. باید مهندس سازمان‌دهی، مهندس تجارت، مهندس اجتماعی، و مهندس خانواده باشیم. باید دانش محیط زیست و ابزار کار این دانش را فراهم آوریم. دانش سازمان یافته را باید انتشار داد، اندازه گرفت و اتوماتیک کرد، تا برای همگان قابل استفاده باشد.

«آلفرد نورث وایت هد» گفته است «پیشرفت در یک تمدن را می‌توان با تعداد کارهائی که بدون فکر و تأمل صورت می‌گیرد، ارزیابی نمود». ما باید خود را به این موضوع اختصاص دهیم. باید سر و صداها را به دانش سازمان یافته تبدیل کنیم.

پی‌نوشت‌ها

. Larry walker. President of PEAK solution as well as president of Knowledge Management . Ine. Minneapolic. MN.

. PEAK Solutions and Knowledge Management.

. Alfred North Whitehead.

 

نویسنده: لاری واکر