کاشی سنتی رنجبران : جلسات مدیریتی

مقاله ها

صفحه اصلی
مقاله ها
جلسات مدیریتی

1400/05/23

جلسه را گردهمایی دو نفر یا بیشتر برای دستیابی به هدفهای مشترک تعریف کرده اند، گردهمایی زمانی اثر بخش خواهد بود که در حداقل زمان و با رضایت شرکت کنندگان به هدفهای از پیش تعیین شده نایل گردد. بمنظور استفاده بهینه ازوقت وزمان ونتیجه گیری بهتر ازجلسات ابتدا به مشکلات مبتلابه جلسات وسپس به راهکارهایی درجهت رفع این مشکلات پرداخته می شود. الف ) ارزیابی جلسات از دیدگاه انتقادی: 1. طویل شدن جلسات ودرنتیجه خستگی ناشی ازآن 2. کم حرفی ویا پرحرفی برخی ازشرکت کنندگان 3. دیر شروع شدن جلسات به دلایل مختلف 4. فقدان هنر شنیدن درمدیران واعضا، 5. خروج ازموضوعات مطروحه توسط مدیریت یا اعضاء جلسه 6. ضعف درتهیه مدارک، اسناد وآمارگویای مرتبط با موضوع 7. یادداشت نکردن نکات مهم ولازم توسط افراد 8. خروج زود هنگام و ورود با تأخیر مدعوین 9. صحبت کردن اعضاء در هنگام صحبت اعضای دیگر و پاسخگویی به تلفن و ارباب رجوع 10. گنگ و نامفهوم بودن اهدف جلسه 11. بحث و جدل اعضای جلسه 12. عدم توجه به مسایل مفید مطروحه در جلسات 13. صحبت بیش از حد مدیر جلسه و دخالت دادن نظرات شخصی وی 14. فقدان هماهنگی زمان و عناوین مطروحه 15. بیشتر بودن هزینه جلسه از نتایج حاصله بر مبنای تصور تلف شدن اوقات اعضاء ب ) راهکارهایی جهت رفع مشکلات و بهبودجلسات : ب-1) برنامه ریزی جلسات : 1.سوابق موضوعات جلسه را بطور کامل قبلا" مطالعه کنید. 2.دستور جلسه بطور کامل ، کتبا" فهرست بندی شده باشد و زمان متناسب با موضوعات به ترتیب اولویت در نظر گرفته شود. 3.رئوس مطالب مورد بحث قبلا" به صورت کتبی به اطلاع اعضاء رسیده باشد تا با آمادگی کامل در جلسه شرکت و مدارک لازم را تهیه نمایند. 4. از دعوت سیاسی و احساساتی پرهیز نموده و از افرادی دعوت به عمل آید که صاحب نظر در رابطه با موضوع جلسه باشند و بتوانند کمکی در جهت تصمیم گیری بنمایند. 5. جلسه را در رأس ساعت مقرر آغاز کنید و به تأخیر کنندگان لبخند نزنید. 6. اهداف جلسه فعلی را شرح دهید. 7. مطمئن شوید که مخالفت ها ابراز می شود و در خصوص آنها بحث بعمل می آید ، لکن سبب انحراف جلسه و افراد نمی گردد. 8. به مشارکت کشانیدن شرکت کنندگان از یکنواختی جلسه می کاهدو تمامی شرکت کنندگان را وارد بحث می نماید. بنابراین موضوعات را علاوه بر فهرست بندی به صورت پرسش و پاسخ قابل مذاکره درآورید. 9. توجه مدیریت به تمامی اعضاء شرکت کننده و رعایت ترتیب و نوبت ، به میدان کشانیدن افراد ساکت ضروری است . 10. در عین پرهیز از شتابزدگی، کنترل زمان جلسه در چارچوب زمانی اختصاص یافته از وظایف مهم مدیریت جلسه است. 11. گذشت زمان را به افراد گوشزد کنید و آنها را برای نتیجه گیری تحت فشار قرار دهید. 12. در هنگام لزوم ، بحثها را جمع بندی کنید و نتایج و تصمیمات حاصله را ذکر نمایید. 13. یکی از شرکت کنندگان مأمور تهیه صورتجلسه باشد و مذاکرات را ثبت نماید. 14. صورتجلسه مشخص شده وظایف هر عضو به صورت مکتوب سریعا" صادر و در جلسه بعدی از افراد پاسخ تهیه شده را طلب نمایید. 15. درخصوص زمان ، تاریخ و مکان و اهداف جلسه آتی توافق کنید. 16. با خلاصه ای از مذاکرات ، موضوعات را به یاد اعضاء آورید و جلسه را خاتمه دهید. 17. برای افرادی که در جلسه شرکت نکرده اند ، یک اخطاریه بفرستید. 18. پیگیری اهم توافقات به اندازه خود جلسات از اهمیت برخوردار است . جلساتی که مفاد تصمیم گرفته شده آن پیگیری نگردد، مانند کشتی بی سکان ، بی بادبان و بدون ناخدایی است که " باری به هر جهت " پیش می رود و سازمان نیز دچار سرگشتگی می گردد.

ب-2 ) رعایت معیارهای زیربرای دعوت از شرکت کنندگان در جلسه: 1. دارا بودن دانش راجع به موضوع مورد بحث 2. دارا بودن تعهد نسبت به حل مسأله 3. دارا بودن وقت کافی برای شرکت در جلسه 4. داشتن تجربه ، نظرات و ایده های متفاوت 5. استقلال در اظهار نظر و داشتن فکر باز ب-3) مدیریت جلسات : رئیس جلسه باید تمام تلاش و توجه شرکت کنندگان را به هدفهای جلسه معطوف داشته و سه جزء عمده یک جلسه که در زیر آمده است را به نحو مطلوب مرتبط سازد. 1. محتوا : عبارت است از آنچه که شرکت کنندگان با خود به جلسه می آورند مانند: ایده ها ، دانش ، تجربه ، طرز تلقی ها و … 2. تعامل : عبارت است از نحوه همکاری شرکت کنندگان در پروراندن محتوای جلسه . 3. ساختار: عبارت است از نحوه سازماندهی اطلاعات و شرکت کنندگان به منظور دستیابی به هدف جلسه . ب-4) ارزیابی جلسات : به منظور بهینه سازی جلسات بعدی و استفاده از تجربیات حاصله، ارزیابی های مختلفی قبل ، در حین و بعد از جلسات به روشهای زیرانجام می پذیرد: 1. خودارزیابی – توسط رئیس جلسه 2. ارزیابی بوسیله اعضای جلسه 3. ارزیابی توسط ناظر آموزش دیده ب-5) اتخاذ تصمیم : یکی از بهترین نوع اتخاذ تصمیم ، تصمیم بر مبنای اتفاق نظر است . 1. در صورت به بن بست رسیدن مذاکرات، چنین نپندارید که یکی باید ببرد و دیگری باید ببازد ، سیاست برنده - برنده را پیش گرفته و در جستجوی قابل قبول ترین شق اخذ تصمیم باشید. 2. نظر خود را از بیم اینکه تضاد و برخوردی به وجود نیاید ، به سهولت تغییرندهید. 3. از شیوه های کاهش تضاد مانند رأی گیری ، معدل گیری و چانه زنی پرهیز کنید. 4. پافشاری جهت تصویب یک بند ، بدون داشتن مناسب ترین پاسخ در واقع به هدر دادن منابع منجر خواهد شد. ب-6) احتراز از موارد زیر در جلسات : 1. طرح سؤالات غیر قابل پاسخگویی 2. طرح سؤالات ساده ای که پاسخی جز "آری " یا "نه " ندارند 3. طرح سؤالات مبهم ونامشخص 3. موضعی که باعث تضاد می شود. جهت توفیق جلسات، مدیریت بایستی نظرخودرابه عناصرتشکیل دهنده آن معطوف ودرصورت نقصان هرکدام اقدام به رفع آنها نموده ومجموعه رابا درصد قابل قبولی به سمت بهره گیری بیشتراززمان سوق دهد.

#کاشی سنتی

#کاشی مسجد

#کاشی تزئینی

#قیمت کاشی سنتی

درباره ما

روابط عمومی